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  • 1. 区域编号：由两个字母组成，表示档案所属的代表处或附属机构：
区域编码 所属地区/附属机构
HK 香港xxx有限公司
CN 中国xxx有限公司
  • 2. 部门功能小组代号：由3个字母一个序号组成的代号，表示文件编制部门功能小组：

部门/功能小组代号 部门/功能小组中文名称 部门/功能小组英文名称
MGM 管理层 Management
MKT 市场部 Marketing Department
PUR 采购部 Purchasing Department
SLX 出口业务部 Sales Department (Export)
SLD 本地业务部 Sales Department (Domestic)
SCO 业务协调部 Sales Co-ordination Dept
HRA 人力资源及行政部 HR and Admin Dept
SCT 体系组 System Certification
ENG 工程部 Engineering Dept
LOG 物流组 Logistics Dept
FNC 财务组 Finance Dept
ACC 会计组 Accounting Dept
ITG 资讯科技组 Information Technology
PMC 生产及物料管理 Production & Material Control
WAR 仓储组 Warehouse Dept
QUA 品质部 Quality Assurance Dept
PDN 生产部 ProductionDepartment
PIE PIE组 PE&IE Section
TST 检测中心 Test Center
CUS 报关组 Customs Declaration Section
SEC 保安组 Security Section
RES 研发组 Research & Development Section
HSF RoHS组 RoHS Section
IJW 注塑部 Injection Workshop
MDS 工模部 molding shop

3. 文件类别编号：
由两个数字组成，位于部门代码后，表示文件档案内容性质。若其性质/内容涉及多个范畴时，则类别编码以最相关的范畴类别编定，若部门主管未能界定该文件之类别，可暂时用“其它”即09代表：

类别号码 文件内容性质 类别号码 文件内容性质
01 政策、制度 02 公众通告
03 报管理层之申请 04 会议记录
05 合约审阅 06 采购报价
07 培训计划 08 表格/窗体
09 其它 10 作业指导书/规范/标准

 

4. 文件序号：

由最后三位数字组成的号码。属同一部门/功能小组代号的文件，其文件序号会按发布先

后，由001-999开始顺序编配。例如：

4.1由香港公司人力资源及行政部发出之《请假制度》，文件编号应为：HK-HRA-01-001

4.2由中国公司财务部发出之《报销审批制度》，文件编号为：CN-FNC-01-001 

5. 其它：

5.1 工程部01~07类文件需按3.0点要求执行。其它技术文件记录的编码前两部分为：DG-ENG,其余部分参考《工程技术类文件及设备编码规则》

6. 相关文件/表单

无

7. 生效日期