1. 总则
1.1 目的
为加强公司资訉科技设备之风险管理，确保资源有效地运用，杜绝浪费及滥用，特制订此政策文件。主旨在规范各资訉科技设备之安裝及使用；其中包含电脑软件的监控及管理、统一公司内部各电脑软件及电话系統的安装及使用。

1.2 各部门管理权责范围

1.2.1 所有部门:公司所有电脑及資訉科技設備之使用者，必须按照管理程序，規範地使用指定的办公設備及软件。

1.2.2 行 政 部:对违规使用者作出适当的处理。

1.2.3 资讯科技部:檢查及确认各台电脑的软件是符合公司的要求，并不定期对各资讯科技设备及每台电脑的软件使用、上网等作检查。

1.3 审批程序 :

1.3.1 各部門若有新入职者需使用电脑和电话等设备，需透过人力资源及行政部填写<<电话、电脑及帐号申请表>>交上级确认批准，然后人力资及行政部把已审批表格抄送资讯科技部，由其负责安装设置等。而离职员工，亦应由部门负责人透過人力資源及行政部填写<<电话电脑及帐号取消申请表>>，通知资讯科技部回收及取消有關设置。

1.3.2 常用软件目录及专项软件目录由資訉科技部根据现时公司所需制定。常用软件目录及专项软件目录制定並交管理层确认批准后，資訉科技部对各台电脑进行安装。

1.3.3 专项软件除指定部门使用外，其他电脑使用者如欲使用或安装某些软件，必须经由部门总监批准後，向电脑部提出申请，获批准后才可安装使用。

2. 具体管控措施
2.1 软件项目
2.1.1 专项软件使用是按各部门需要而设定，除指定部门外，其他人員若需使用該等软件时，必须通过申请程序，获批准后才可使用該等专项软件；

2.1.2 使用人由于工作需要，需使用公司设定以外的软件时，使用人必须通过申请程序进行申请，经批核后，使用人才可由电脑部安装所申请的软件。

2.1.3 对於在电脑上采用USB接口拷贝资料的功能和电脑发音卡功能，一律禁止使用，如需开通要另行申请。

2.1.4 使用人因工作原因，需使用非指定软件时，使用人可按以下程序申请，软件申请表格可向电脑部索取。

2.1.3.1 填写《软件申请表》；
2.1.3.2 《软件申请表》上注明使用者职位及职责，及使用该软件的原因；
2.1.3.3 《软件申请表》部门负责人根据申请人的职能、工作范围来评估申请人是否有必要使用该软件才作出确认；
2.1.3.4 经确认后的申请表交由資訉科技部进一步核实及评估价格或性能等；
2.1.3.5 资讯科技部对申请表审核无误后（正常软件申请），申请表交由行政部总监審核；
2.1.3.6 資訉科技部如对申请表有异议时（软件不是公司指定的），可向申请部门作出相应的沟通或定下软件的使用方法；
2.1.3.7 经资讯科技部与申请部门定下使用方案后，由电脑部将使用方案上报给行政部总监作最終审批；
2.1.3.8 行政部总监确认使用方案后才可申请进行采购、安装及使用所申请的软 件。

2.2 上网项目
2.2.1 除公司经理级及以上外，各部门人员因工作需要上网（互联网），必須由部门负责人提出申请，《上网申请表》可向资讯科技部索取。经部门总监/经理确认后，交人力资源及行政部总监作最終审批。经批准上网的电脑，必須由资讯科技部根据已审核的上网表格内容，对电脑作出相应的设定（如只能收E-mail等）；

2.2.2 经核准上网的人员，必须遵守以下公司上网规则
2.2.2.1 非工作需要，或未经批准下，不能擅自上传或下载（电脑里所有格式的档案）；
2.2.2.2 非工作需要，或未经批准下，不能在网上用聊天软件及在网上聊天及玩游戏;
2.2.2.3 非工作需要，或未经批准下，禁止一切与工作无关的上网行为。

2.2.3 公司管理层會定期检讨核准上网的人员的名單及一切有关安排，並会按公司实际情况和各人工作需要作出适当修订。

2.3 邮件格式规范
2.3.1 邮件的‘个人信息显示名称’栏按公司标准要求填写：如：王小明：Wang Xiaomin（王小明），英文姓的第一个字母为大写，英文名的第一个字母也为大写，姓与名之间加空格作为间隔，中文姓名写在括号内。致於公共邮箱而又是专人专用，应按公司标准格式，写上中英文姓名，若是多人共用的部门邮箱，亦应写上英文部门名称，及中文部门名称於括号内。

2.3.2 邮件信纸管理必须统一，只能加载各自的联系方式，如：内线，外线，手机，短号，EMAIL地址等，不能加杂背景图片或其他与邮件无关的内容 。

2.4 电脑软件、上网的监控检查：

2.4.1. 资讯科技部对各台电脑使用人作出记录并存档；
2.4.2. 各部门负责人發現屬下员工有异动时，需及时通知电脑部，以便修正相应资料；（如员工新增、离职、调动）；
2.4.3. 资讯科技部对公司内各台电脑不时作出抽查，抽查各电脑内的软、硬件是否符合使用人的使用记录；唯抽查管理层成员的电脑必须事先得到行政总裁批准；
2.4.4. 电脑抽查不包括电脑內所儲存之文件或檔案内容；
2.4.5. 资讯科技部作出抽查后，对抽查结果作出记录及上报；
2.4.6. 对于违规的电脑，资讯科技部除马上作出修正或删除等技術处理外，并需填写一份《电脑使用违规事项》表格，由违规者签名确认；
2.4.7. 《电脑使用违规事项》表格填妥后，交由人力资源及行政部作出进一步处理，如对违规者作出警告、处罚或开除等。

2.5 监控及处分：
2.5.1 人力资源及行政部通过資訉科技部协助，每日对上网电脑进行监视及巡查；唯监视及巡查管理层成员的电脑必须事先得到行政总裁批准；
2.5.2 人力资源及行政部通过資訉科技部协助，会不定时对各电脑使用者的电脑软件作出检查；
2.5.3 如有需要，人力资源及行政部在接到行政总裁的书面授权下，通过资讯科技部的协助，检查各电脑使用者的电脑内容；
2.5.4 对违规的电脑及其使用人，人力资源及行政部会即时作出整顿，对当事人作出警告并填写《电脑违规事项表》；
2.5.5 《电脑违规事项表》经人力资源及行政部總監审核後，由該部對違規者作出相应的警告、处罚；情节严重者，将予开除。如涉及公司利益，公司保留對違規者追討法律責任及一切經濟損失之权利。

3. 相关附表
《常用软件目录》
《专项软件目录》
《上网申请表》
《软件申请表》
《电脑违规事项表》
《电话、电脑及帐号申请表》
《电话电脑及帐号取消申请表》
4. 相关流程图

5. 生效日期