主旨： 规范发送邮件的收件者，减少不必要的邮件传递，防止收件人浪费收阅邮件的时间。

问题现象：若果当事人每天收到的邮件达200-250份，如果不全数阅读这些邮件，会担心重要的信息被忽略，如果全数阅读邮件，则又会浪费很多的时间，处理不到其它事情。我相信很多人有这样的烦恼。

解决建议：建议要强力要求各部门推动执行控制发件的规定，尤其要控制本应该点对点就解决的问题，但却发送向更多的没有直接关系的人员、更多高层人员、或其他人士散发的现象；要更多的鼓励采用电话沟通，或者5分钟现场解决问题的沟通方式，必要时建议电脑部门可以对每个人的邮件发送对象设定权限控制。

因为以上问题现象确实给员工的工作带来很大的麻烦，影响到工作效率，所以要从行政的角度帮忙控制此问题。为免浪费员工花时间收看与事情没有直接关系和不必要的邮件，当发电邮时，要注意和遵守以下建议：

1、如果电话可以直接解决的，不要发电邮，要改为内线电话及时沟通解决；

2、如果电话中解决不了，需要发电邮的，请不要发给与事情没有直接关系的同事,也不要抄送给不必要知道该事情的其他同事；

3、如果事情没有得到对方及时处理，或电话中意见不一致，解决不了的，如果紧急的，请及时直接电话通知对方上司；如非紧急的，才发电邮抄送给收件人的直接上司。

4、如果事情告诉对方直接上司后，都没有得到解决的，请将原电邮再发一次给对方和对方直接上司催促办理、并抄送给自己的直接上司。

5. 电邮应该清楚列出有哪些事情由他或她处理，以便大家可以精简易明地得知要做的事情。