1. 總則
1.1 目的
以前，客戶編碼是由各個業務部門自行編訂，因而有重複編碼的問題；另外，編碼的規則亦不一致。因應推行ERP財務系統，客戶編碼必須在ERP系統中統一管理，並需符合ERP系統中的要求，特制訂此文件，設計明確的編碼規則，清楚規範編碼的維護流程及管理負責人，以改善運作效率。
1.2 適用範圍
1.2.1 新增客戶編號和資料
1.2.2 修改客戶資料
1.2.3 禁用和刪除客戶編號
1.3 管理權責部門
1.3.1 業務部門
1.3.1.1 各業務團隊有責任適時提供各自客戶的最新資料，並可就各自客戶提出新增、修改、刪除或暫時禁用各自客戶資料的要求；
1.3.1.2 填寫<<客戶資料申請表>>，如附件1。
1.3.2 會計部
1.3.2.1 填寫經公司管理層審批之客戶信貸資料。
1.3.3 董事長
1.3.3.1 審批<<客戶資料申請表>>。
1.3.4 資訊科技部
1.3.4.1 按董事長已審批的資料登記表，負責在金蝶ERP系統中輸入、更新、刪減及維護客戶資料。
2. 具體管控措施
2.1 客戶編碼規則
在ERP系統中，採用5個位數字來組成客戶編碼，規則如下：
第1個位數字

• 1至4為香港本地業務部用
• 5為 國內本地業務部用
• 6 為 出口業務部A組用
• 7 為 出口業務部B組用
• 8 為 出口業務部C組用
• 0 和 9 為 備用

第2、3 、4個位數字 – 為客戶序號
第5 個位數字 – 為分辨客戶相關連公司，例如總公司為“0”號，而其子公司為“1”號。
2.2 客戶資料的要求
2.2.1 業務員需提供客戶的詳細資料如下：

•  客戶名稱
•  地址
•  聯繫人
•  電話
•  電郵
•  行業
•  增值稅率(%)
•  結算幣種

2.2.2 會計部提供客戶的信貸資料，如下列出：

•  應收賬款科目
•  收款條件
•  信用額度(最高金額、幣種、最長放賬期限)

2.2.3 執行取消客戶資料申請時，會計部先要限制客戶的貸款額，以防止繼續發貨，當處理好客戶的欠賬後，把董事長審批的<<客戶編碼資料登記表>>交資訊科技部在系統中刪除或禁用資料。
2.3 客戶資料維護流程
2.3.1 所有客戶資料之增加、刪除或修改，必須填寫<<客戶資料申請表>>，先交業務部門經理審核；
2.3.2 會計部按公司管理層審批結果，確認信貸和付款資料；
2.3.3 交董事長作最後審批；
2.3.4 通過審批後的申請表，由業務團隊交資訊科技部於系統中設置。
註: 參考附錄1 之 《客戶編碼資料登記表之申請及審批流程》。
3. 相關流程
《客戶編碼資料登記表之申請及審批流程》>>
4. 相關表格
《客戶編碼資料登記表》
5. 參考資料文件
6. 生效日期