一、前言

为了更好的使用人事考勤系统及系统资料的安全防范，特定此操作指引。

二、系统安装现状

现实人事考勤系统服务器端安装于电脑服务器室，客户端分别安装于：人力资源部各相关同事以及财务部工资核算小组同事和公司内审小组同事电脑中。

三、系统版本

系统目前分为A,B,C,D四个版。A版为原始数据，即公司资料和考勤的真实数据；B,C,D版分别为面对客户及政府单位所使用的数据。

各版本分布于：人事考勤室及人事资料录入员电脑系统中都存有各个版本，而A版在系统中属隐藏保存，只有各自知道其存放位置。除此外其他同事：如人事招聘文员，人事主管等电脑上只安装了A版系统，且未隐藏。

四、系统权限划分

目前系统权限分配：人事资料文员授予人事档案的建立，人事考勤文员授予考勤资料的下载，考勤异常处理，补签等；而其他人员则只具有相关模块的查看权限

五、改善方向

针对公司目前的《电脑系统使用管理规定》以及合理使用人事考勤系统提升工作效率，特作如下改善：

A、删除与人事考勤系统无关人员电脑上的相HR软件，只保留人事资料文员和考勤文员电脑中的HR软件

B、详细划分系统权限及密码管理：将系统人事档案查询权以及考勤资料的签补卡权限严格管控，详细分配到指定人员

C、人事部人员在导出人事档案时需要过滤人事资料中的重要信息，确保员工详细资料不外泄，并在使用完后即时删除电子档（Doc.xls）

D、人力资源及行政部电脑中关于‘人事资料或考勤资料’档除了在HR系统中外，电脑中不能含有关于此类文件的普通文档

E、在服务器上建立‘人力资源及行政部共享档’同工程财务部一样，分权限管理，将除了人事考勤系统以外的普通档所含的关于人事资料和考勤资料档存放于服务器上，按权限访问查询

F、人力资源部电脑中普通档可保存程序文件或通知通告等与人事考勤资料无关之文件

六、其他部门协助内容

A、电脑部需每周对人事部电脑进行一次检查，内容包括系统版本的存放位置查询以及各电脑中存放的普通文档内容；运作良好後，可改为每两周进行一次检查

B、公司内审小组在内审时也可以自己验厂的方式对人事部电脑进行搜索检查

-完-